Notre règlement intérieur

Préambule

Le règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de Vélizy-Associations et de fixer les modalités de leur application, conformément à l’article 25 des statuts.

Le présent règlement est remis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent.

 

  1. 1.   Qualité de Membres – Article 6 des statuts

Conformément aux statuts de l’association, sont déclarés membres de Vélizy-Associations tout adhérent régulièrement inscrit et à jour de ses cotisations.

L’adhésion à Vélizy-Associations entraîne l’acceptation par l’adhérent du présent règlement intérieur.

Les membres d’honneur et les membres de droit (1er collège) sont dispensés du versement de la cotisation.

 

  1. 2.   Horaires

Vélizy-Associations est ouvert du lundi au samedi selon des horaires définis par le Bureau de Vélizy-Associations en début de saison.

L’ensemble des collaborateurs de Vélizy-Associations est à la disposition des membres adhérents pour fournir les prestations définies à l’article 8 des statuts et du présent règlement exclusivement sur ces plages horaires.

Toutes demandes (travaux, rencontre des responsables etc.) hors plages horaires devront faire l’objet d’un rendez-vous spécifique pris 48 heures à l’avance.

 

  1. 3.   Locaux

Vélizy-Associations dispose de locaux mis gracieusement à disposition par la municipalité, par convention. En dehors des espaces communs d’accueil du public, la circulation à l’intérieur des locaux est réservée aux personnels salariés. Les bureaux ne sont accessibles aux personnes extérieures que sur autorisation de la Direction.

 

  1. 4.   Prestations fournies – Article 8 des Statuts

Les prestations et services de Vélizy-Associations sont strictement réservés aux associations adhérentes.

Pendant les heures d’ouvertures au public, les collaborateurs de Vélizy-Associations doivent en priorité répondre à la demande de ce public.

Les services fournis par Vélizy-Associations à ses adhérents sont :

  • gestion des adhésions
  • secrétariat
  • tenue des comptes
  • établissement des paies et des charges sociales
  • établissement des dossiers de subvention
  • aide à l’établissement de dossiers pour des projets spécifiques à l’association
  • aide à la réalisation de tracts, d’imprimés utiles à la réalisation de l’objet de l’association
  • publication d’un magazine mensuel

Le magazine de Vélizy-Associations paraît au début de chaque mois, à l’exception du mois d’août. Les adhérents qui souhaitent insérer un article doivent le faire parvenir avant le 12 de chaque mois. L’espace alloué à chaque article est du ressort des collaborateurs en charge de la composition du magazine. Le contenu des articles doit se conformer aux obligations du 1er paragraphe de l’article 9 des statuts. En cas de manquement, le Président de Vélizy-Associations peut intervenir sur tout ou partie du texte en question.

Les services précités sont gratuits.

Les prestations de reprographie et la fourniture de consommables sont facturées à prix coûtant.

Un photocopieur en « libre-service » est mis à disposition des adhérents. Les tirages effectués, avec l’accord des collaborateurs de Vélizy-Associations et facturés à prix coûtant, doivent exclusivement être réalisés sur ce matériel.

Son accès est libre exclusivement pendant les heures de fonctionnement de Vélizy-Associations.

Vélizy-Associations offre également aux adhérents la possibilité de disposer d’un sous-compte bancaire. Cette délégation fait l’objet d’une convention propre à chaque adhérent.

 

  1. 5.   Obligations des adhérents – Article 9 des statuts

Le non-respect des obligations fixées à l’article 9 ou le non-respect de la convention établie entre Vélizy-Associations et l’adhérent constituent des motifs d’exclusion.

Dans ce cas, l’adhérent est informé par lettre recommandée avec accusé de réception de l’intention du Conseil d’Administration de procéder à l’exclusion du membre. Les motifs ainsi que la date du Conseil d’Administration devant statuer sont mentionnés dans la lettre.

En cas de contestation, l’association devra répondre par courrier au Président de Vélizy-Associations qui pourra inviter le représentant de l’association à venir présenter sa défense sur les faits qui lui sont reprochés lors de la réunion du Conseil d’Administration.

En dernier ressort, l’association pourra demander à être entendu en Assemblée générale, conformément à l’article 11 des statuts et selon la procédure décrite ci-après dans le règlement intérieur.

 

  1. 6.   Conditions d’adhésion – Article 10 des statuts

Pour adhérer, l’association complète le formulaire d’adhésion qui doit être accompagné d’une copie des statuts et du procès-verbal du Conseil d’Administration désignant le mandataire de l’association.

Le Conseil d’Administration de Vélizy-Associations statue sur chaque demande d’adhésion lors de sa réunion suivant la réception de la demande.

Tout refus d’admission doit être motivé par écrit au Président de l’Association concernée. Celui-ci peut demander à être entendu par le Bureau de Vélizy-Associations en cas de recours sur la décision. Cette démarche doit être effectuée dans le mois qui suit la notification de refus.

L’association est réputée de création récente si elle a moins d’un an d’existence.

Elle est soumise aux mêmes procédures d’adhésion que les autres associations. A l’issue de l’année probatoire, ou dès qu’elle aura obtenu le nombre d’adhérents suffisants, elle pourra demander par écrit au Président de Vélizy-Associations confirmation de son adhésion en justifiant de son nombre d’adhérents et de son activité associative sur Vélizy.

Les associations existant à la création de Vélizy-Associations, mais ne rassemblant pas le nombre suffisant d’adhérents peuvent demander leur adhésion dans les mêmes conditions que les associations de création récente. Dans ce cas, l’année probatoire s’achève à la date de la prochaine assemblée générale de Vélizy-Associations, sauf si l’association peut justifier antérieurement d’un nombre d’adhérents suffisants.

 

  1. 7.   Perte de la qualité de membre – Article 11 des statuts

En cas de radiation prononcée par le Conseil d’Administration de Vélizy-Associations, l’association pourra se pourvoir devant l’Assemblée Générale après en avoir informé par écrit le Président de Vélizy-Associations au moins quinze jours francs avant la date de l’Assemblée.

Le Président de l’association, ou son mandataire désigné pourra présenter sa demande de recours et il sera procédé à un vote à bulletin secret.

 

  1. 8.   Cotisations – Article 12 des statuts

Elles sont fixées chaque année en assemblée générale et valables pour une période de douze mois à compter de la date de réunion de l’assemblée générale.

La cotisation est payable lors de l’adhésion, puis chaque année. Elle est irréductible quelque soit la date d’affiliation sauf dérogation du Bureau.

Aucun remboursement ne pourra être demandé en cas de départ ou de radiation.

 

  1. 9.   Frais de mission et de réception – Article 14 des statuts

Les fonctions de membres du Conseil d’Administration et du Bureau ne font l’objet d’aucune rémunération.

Cependant les frais de déplacement et de mission engagés par les membres du Bureau dans le cadre strict de l’exécution de leur mandat pourront être remboursés à l’euro pour l’euro sur présentation d’un ordre de mission et des justificatifs correspondants.

L’ordre de mission est défini en réunion par le Conseil d’Administration ou à défaut par deux des membres du Bureau de Vélizy-Associations.

 

  1. Composition du Conseil d’Administration et désignation des administrateurs – Article 15 des statuts

En application de l’article 15 des statuts (dernier paragraphe), le calendrier des élections des administrateurs est fixé comme suit :

  • 1ère élection lors de l’Assemblée Générale constitutive de juin 2003,
  • 2nde élection pour une durée de 3 ans lors de l’Assemblée Générale 2004, correspondant à la mi-mandature municipale,
  • renouvellement du Conseil d’Administration lors de l’Assemblée Générale 2007.

La candidature d’un administrateur est formulée par écrit par son association d’origine ; sa démission est présentée dans la même forme.

En cas d’arrêt de l’activité d’une association, l’administrateur qui la représente doit remettre sa démission ; il continue d’exercer son mandat jusqu’à l’assemblée générale suivante qui pourvoit à l’élection de son remplaçant dans le secteur concerné.

En cas de retrait ou d’exclusion d’une association, l’administrateur qui la représente perd aussitôt d’office son mandat.

En cas d’élection partielle, est prise en compte la répartition proportionnelle de l’élection principale précédente.

 

  1. 11.        Réunions du Conseil d’Administration – Article 16 des statuts

Le compte rendu du précédent conseil est joint à la convocation. Son approbation est le premier point de l’ordre du jour.

 

  1. 12.        Compétences du Conseil d’Administration – Article 17 des statuts

Pour exercer ses compétences, le Conseil d’Administration s’appuie sur les travaux du Bureau qui se réunit autant que de besoin.

Le Président rend compte des réunions de Bureau au Conseil d’Administration.

 

  1. 13.        Compétences du Bureau – Article 17 des statuts

Disposent de la signature bancaire :

  • le président,
  • le trésorier,
  • un vice-président.

Les règlements supérieurs à 500 € sont signés par deux des trois signataires.

Le Bureau se réserve le droit de refuser le paiement de toute somme dès lors que le sous-compte de l’adhérent est insuffisamment provisionné.

L’adhèrent supportera seul les frais qui pourraient découler de toute absence ou retard de paiement.